מדוע אני לא מבצע/ת או דוחה את המשימות שהגדרתי,

למרות שיש לי תזכורות והכל רשום כמו שצריך?

(גרסה לבעלי עסקים)

אי ביצוע משימות מסויימות יכול לקרות ממספר סיבות, בדקו את עצמכם:

1. המשימה אינה מוגדרת באופן ברור ואינה מתארת פעולה לביצוע.

לדוגמא: "להשקיע בשיווק העסק שלי".
הניסוח אינו מתאר פעולה מוגדרת הוא כללי מדי ומתאים יותר למטרה תומכת (מטרת משנה שעוזרת להשיג מטרה גדולה כמו "העסק שלי הוא ראשון בתחומו").
כדי להגדיר משימה / פעולה לביצוע, יש להחליט במדוייק איזו פעילות שיווקית אתם רוצים ויכולים לעשות ובמשך כמה זמן / איזו כמות תבצעו אותה.
לדוגמא: "לעשות בכל יום שיווק בפייסבוק - לעשות 20 לייקים לחברים , להציע חברות ל- 10 לקוחות פוטנציאליים חדשים".

2. ביצוע המשימה תלוי בביצוע משימה אחרת, שצריכה להתבצע קודם לכן.

לדוגמא: כדי לבצע את המשימה: "לעשות בכל יום שיווק בפייסבוק", יש להגדיר ולבצע קודם לכן את המשימות:
א. "פתיחת חשבון פייסבוק" או "רענון הפרופיל שלי בפייסבוק"
ב. "הקמת דף עסקי בפייסבוק"
ייתכן שהמשימה אינה תלויה במשימה קודמת, אך תקבל משמעות גדולה יותר ותיווצר מוטיבציה גדולה יותר לביצועה, אם קודם לכן תושג מטרה אחרת.
לדוגמא: ייתכן שאם נשיג קודם את המטרה : "ליצור לוגו חדש ולהעלות לפייסבוק" יהיה לנו נוח יותר עם המשימה "לעשות כל יום שיווק בפייסבוק". זה לא הכרחי, אבל המוטיבציה טובה יותר.

3. המשימה אינה ריאלית , אינה הגיונית או אינה ברת ביצוע במציאות.

לדוגמא: אם הגדרתם משימה "לעצב לוגו חדש" ואין לכם את הכסף הדרוש, או שלא החלטתם עדיין מה מיקוד העסק – זוהי לא משימה ריאלית מבחינתכם בשלב זה.
נסו להחליף את המשימה למשימה ריאלית יותר , שתתן תוצאות דומות לדוגמא: "לעצב לבד לוגו זמני", "לבחור תמונה טובה שלי" או הגדירו משימות שיאפשרו לכם לבצע את המשימה לדוגמא "לחפש מעצבים סטודנטים שמוכנים לעשות עבודות במחיר זול" , "לקבוע פגישה עם יועץ שיווקי, יועץ עסקי או מאמן עסקי לגבי מיקוד העסק שלי".

4. המשימה גדולה מדי או מורכבת מדי.

משימות גדולות או מורכבות מדי גורמות לבלבול, לשיתוק ולתחושת חוסר אונים וחוסר יכולת להתמודד. התוצאה היא בדרך כלל הדחקה או דחיית המשימה. לכן יש להפוך את המשימה הגדולה למטרת על או מטרת משנה, ולאחר מכן לפרק ולפרט אותה למשימות קטנות ופשוטות יותר. לדוגמא "לבנות תוכנית כלכלית ושיווקית לשנת 2013" תהפוך ממשימה למטרה והמשימות יהיו:
"לעבור על דו"ח שנתי 2012 ולסמן שירותים, מוצרים או לקוחות שהכניסו הרבה כסף"
"לעבור על ההוצאות של העסק בשנת 2012 ולזהות הוצאות חריגות שלא מצדיקות את עצמן".
"לעבור על אתרים של מתחרים שלי בארץ ובעולם ולראות איזה שירותים או מוצרים חדשים הם מציעים" – אם יש לכם הרבה מתחרים, משימה זו עלולה להיות גדולה ומאיימת, לכן יש לפרק גם אותה למשימות קטנות: "לעבור על האתרים של 3 המתחרים הגדולים ביותר שלי בארץ ולזהות מוצרים או שירותים חדשים שהם מציעים" , "לחפש בגוגל מגמות חדשות בחו"ל בתחום העסק שלי".
לעתים, עצם פירוק המשימה וביצוע משימה קטנה אחת, כבר יוציא אתכם מהתקיעות, ושאר המשימות יזרמו לכם ללא צורך להגדיר שוב ושוב מטרות קטנות.
ניתן לקרוא עוד על חשיבות פירוק למשימות קטנות בספר: "צעד קטן לשינוי גדול".

5. משמעות המשימה לא זכורה או לא ברורה לי.

תמיד לפני שאתם ניגשים לעשות משימה – שאלו את עצמכם: "בשביל מה אני עושה את זה?" אם אין לכם תשובה ברורה, שאלו : איזו מטרה אמורה לשרת המשימה ?
אם יש תשובה והתעוררה המוטיבציה לביצוע המשימה – מצוין! אם לא – המשיכו לסעיף הבא.

6. המשימה, או המטרה שהיא משרתת, אינה רלוונטית יותר או אינה חשובה לי באמת.

ייתכן שהמטרה אותה המשימה היתה אמורה לשרת כבר הושגה בדרכים אחרות ואין צורך יותר בביצוע המשימה.
עוד אפשרות היא שמטרת המשנה או מטרת העל אינה רצויה לנו יותר, פשוט איננו רוצים בהשגתה. זה לגיטימי, עם הזמן מתבהר לנו יותר ויותר מה אנחנו באמת רוצים, במה אנחנו מאמינים. חשוב לעדכן את המטרות והמשימות בהתאם להתפתחות שלנו , ללמידה ולנסיון שאנו רוכשים עם הזמן. אין טעם להיצמד למשימה או למטרה אם איננו באמת רוצים אותה או מאמינים בה.

7. ביצוע המשימה אינו תלוי רק בי.

ייתכן שביצוע המשימה מותנה בהסכמתם או בשיתוף הפעולה של אנשים אחרים.
לדוגמא, המשימה : "לפרסם את המודעה לכנס". ייתכן שאתם חייבים להתיעץ עם שותף עסקי עימו אתם עורכים את הכנס. במקרה כזה יש להגדיר את המשימה "לדבר עם רונן לגבי פרסום המודעה לכנס ולקבל הסכמתו".

8. המשימה נוגדת את הערכים שלי.

לכל אחד מאיתנו יש ערכים אישיים בהם אנו מאמינים, אם נפעל נגד ערכים אלה נחוש תמיד בקושי ובהתנגדות פנימית. פתרון או דרך פעולה המתאימה לאדם אחד אינה מתאימה לאדם אחר, ולכן חשוב שנלמד להכיר את הערכים שלנו ונקפיד להגדיר את המטרות והמשימות שלנו באופן שיהלום את הערכים בהם אנו מאמינים.
לדוגמא : המשימה "לפרסם באתר את מכתב התודה של הלקוח החדש כולל סיפור התלונה שלו על המתחרה שלי ", אינה מתאימה לאדם שמאמין בערכים פרגון למתחרים ושיווק חיובי, במקום זאת הגדירו מטרה שתואמת את הערכים שלכם למשל: "לבקש מהלקוחה החדש מכתב תודה ללא השמצת המתחרה" או "לפרסם את מכתב התודה מהלקוח ולהשמיט את השמצת המתחרה".

9. המשימה מתנגשת עם משימות / מטרות אחרות שהגדרתי.

התנגשות או ניגודי אינטרסים בין מטרות ומשימות יכולות להתרחש מכמה סיבות.
ראשית, משאבי האנרגיה, הזמן והכסף שלנו מוגבלים, ולכן לא הגיוני לדוגמא "להפיק 100,000 עותקים חוברות מידע" וגם "לתכנן מיתוג חדש לעסק".
אם אתם לקראת מיתוג חדש לעסק, לא כדאי להיתקע עם חוברות מידע ישנות, שיהיה צורך לעצב ולהפיק מחדש לאחר המיתוג, ניתן להגדיר משימה תואמת יותר – למשל להפיק את המינימום של החוברות הישנות לו אתם זקוקים עד שיהיה הערכתכם מיתוג חדש.
בנוסף, כפי שהוסבר בסעיף 8 – ייתכן שמטרות ומשימות שונות מייצגות ערכים מנוגדים לדוגמא: אם הגדרתי שהמטרה שלי בשנה הקרובה היא "להשקיע בגיבוש ופיתוח הצוות" ובמקביל הגדרתי שאני רוצה "להשקיע במיתוג חדש" – ייתכן שתיווצר התנגשות כלכלית. לעתים ההתנגשות היא עם מטרות אישיות, במיוחד בעסקים קטנים בהם תקציב העסק והבית ומידת ההשקעה בזמן בכל אחד מהם מאד קשורים זה לזה. למשל – אם הגדרתי "להשקיע כל שבוע 8 שעות איכות עם הילדים ובן/בת הזוג" וגם "להגדיל את כמות הלקוחות ב- 100%" – ייתכן שמבחינת זמן לא ניתן לשלב בין שתי המטרות.
מה הפתרון? יש לבחון את המטרות המתנגשות, לעשות סדר עדיפויות, לחפש פשרות ולהגדיר מטרות אפשריות לביצוע במקביל, או לדחות את המטרות והמשימות הנמצאות בסדר עדיפות נמוך יותר.

10. נתקלתי ב"חומה" שלי

אם המשימה חשובה ורלוונטית לכם
הולמת את הערכים שלכם
אינה מתנגשת במשימות או מטרות אחרות
הינה ברת ביצוע
מוגדרת באופן ברור ובלו"ז הגיוני
אינה תלויה בביצוע משימות קודמות
הינה רק בשליטתכם
ואינה גדולה מדי (לא ניתן לפרק אותה למשימות קטנות יותר),
ובכל זאת אינך מבצע/ת אותה, ייתכן שתקלת ב"חומה" או ב"קיר" שלך – חסם או פחד, או דפוס ישן , הנובע מאמונה או חווית עבר.
במקרה כזה תוכלו להעזר בספרים או מאמרים בנושא התמודדות עם פחדים או חסמים, או לפנות לתמיכה או ייעוץ מקצועי כגון: מאמנים - אימון אישי , אימון עסקי או אימון בקבוצה
פסיכולוגים : פסיכולוג התנהגותי מטפלים שונים או קבוצות תמיכה והעצמה.

בהצלחה!

טלי נוי-מאיר (כל זכויות שמורות)
אימון עסקי

קראו כאן גרסה של המאמר העוסקת בהגדרה נכונה של משימות בתחומים אישיים

קראו כאן מה ההבדל בין מטרה למשימה ?

חזרה

גירסה להדפסה

שלח לחבר