ניהול זמן - להתחיל במה שחשוב

בספרו "העיקר להתחיל בעיקר" (הוצאת אור-עם), בנושא ניהול זמן אפקטיבי, מספר סטיבן קובי, על סמינר בו השתתף בנושא זמן.
המרצה בסמינר מילא צנצנת באבנים גדולות ושאל את הקהל האם הצנצנת מלאה.  הקהל ענה "כן".
המרצה הפתיע את הקהל ושלף דלי עם חצץ ופיזר אותו בתוך הצנצנת, אבני החצץ הקטנות מילאו את החללים בין האבנים הגדולות. אחר כך הוסיף חול, אשר מצא דרכו בין החללים ולבסוף שפך מים שהצליחו לחלחל במרווחים הקטנטנים – עד אשר הצנצנת היתה מלאה לגמרי.
ומה  הלקח? שתמיד יש מקום להכניס עוד משהו לחיים? לא!
הלקח הוא שלולא הוכנסו האבנים הגדולות תחילה – לא היו יכולות להכנס כלל.
 
האבנים הגדולות מייצגות את הדברים החשובים בחיים. אם נזכור להתחיל בהם, תמיד יימצא מקום לדברים האחרים.

אין טעם להכניס עוד ועוד משימות לביצוע בכל יום, אם הן אינן משרתות את המטרות החשובות ביותר שלנו.
 
סטיבן קובי מדבר על 4 דרכים בהן אנו מבלים את זמננו:
 
הרביע הראשון - כולל פעילויות דחופות וחשובות

משברים הדורשים טיפול בעצמנו או האחרים, טיפול בבעיות דוחקות, פרוייקטים, פגישות והכנה המחייבים עמידה בלוח זמנים.
רבות מן הפעילויות להן אנו נקראים ברביע זה, הופכות לדחופות עקב חוסר בפעולות קודמות של תכנון ומניעה.
 
הרביע השני - כולל פעילויות חשובות ולא דחופות
קובי קורא לו רביע האיכות והמנהיגות האישית. כאן יש פעילויות של תכנון לטווח ארוך, צפיית בעיות ומניעתן, העצמת אחרים, התפתחות אישית ומקצועית, השקעה במערכות יחסים.
השקעת זמן רב ברביע זה, מקטינה את הצורך לבלות זמן באזור הרביע הראשון, במשברים ובכיבוי שריפות.
 
הרביע השלישי - כולל פעילויות דחופות, אך לא חשובות
קל להתבלבל בין רביע זה לבין הרביע הראשון. הוא מתעתע בנו, שכן הדחיפות יוצרת אשליה של חשיבות, אך הפעילות ברביע זה חשובה לאנשים אחרים – לא לנו.
לדוגמא: מענה לטלפונים (ביניהם סקרים, מבצעים...), ביקורים ומפגשי פתע, לעתים קרובות הם מענה לציפיותיהם של אנשים אחרים, ואינם באמת חשובים לנו.
 
הרביע הרביעי -  כולל פעילויות שאינן דחופות ואינן חשובות

זהו הרביע של בזבוז זמן.
כאן הבריחות שלנו (תוכניות טלביזיה לא איכותיות, דואר זבל, שיחות רכילות וכו')
 
מכאן אנו יכולים להבין שהמפתח לניהול זמן נכון יותר, איכות חיים טובה יותר, פחות לחץ ויותר תוצאות רצויות הינו הגדלת הפעולות השייכות לרביע השני.
 
הרביע השני מאתגר מאד, שכן הוא אינו מפעיל אותנו – אנו מפעילים אותו. אנחנו צריכים לחשוב ולתכנן אותו.

סטיבן קובי מציע שתי שאלות מעצימות שיעזרו לנו לאתר מהן הפעולות מתאימות עבורנו , השייכות לרביע השני: 

1. מהי הפעילות האחת שאת/ה יודע/ת, שלו עשית באורח מצויין ובעקביות, היתה מביאה לתוצאות חיוביות ומשמעותיות בחייך האישיים ?
2. מהי הפעילות האחת שאת/ה יודע/ת, שלו עשית באורח מצויין ובעקביות, היתה מביאה לתוצאות חיוביות ומשמעותיות בחייך המקצועיים או בעבודה ? 

חזרה

גירסה להדפסה

שלח לחבר