עקרונות להגדרה נכונה של משימות לביצוע

1. משימה צריכה להיות מוגדרת כפעולה לביצוע שתהיה ברורה.
   לדוגמא: "לעשות ספורט פעמיים בשבוע".
   זוהי הגדרה שמתאימה יותר למטרה תומכת ואינה מתארת פעולה מוגדרת.
   כדי להגדיר משימה / פעולה לביצוע, יש להחליט במדוייק איזו פעילות ספורטיבית אתם רוצים ויכולים לעשות ובמשך כמה זמן תבצעו אותה.
   לדוגמא: "לעשות הליכה של 1/2 שעה ליד הבית ביום שני בערב, ללכת לחוג פילאטיס ביום חמישי בבוקר".
   אם אינכם רשומים עדיין לחוג פילאטיס – משימה קודמת תהיה: "להירשם לחוג פילאטיס בסטודיו " X (ראו גם סעיף 2)
   
2. אם המשימה תלויה בביצוע משימה אחרת, שצריכה להתבצע קודם לכן, יש להגדיר גם אותה.
   לדוגמא: כדי לבצע את המשימה: "ללכת לחוג פילאטיס", יש להגדיר ולבצע קודם לכן את המשימות:
   א. "בירור מסגרות לחוגי פילאטיס: מיקום, מחירים, ימים  ושעות"
   ב. "בחירת חוג והירשמות לחוג פילאטיס שמתאים לי"
   אם כבר הגדרתם מטרות אלה במערכת, יש לדחות את תאריך היעד והתזכורות לביצוע המשימה המאוחרת יותר "ללכת לחוג פילאטיס" ו/או להקדים את תאריך היעד והתזכורות למשימות א,ב.
   ייתכן שהמשימה אינה תלויה בהכרח במשימה מוקדמת יותר, אך תקבל משמעות גדולה יותר ותיווצר מוטיבציה גדולה יותר לביצועה, אם קודם לכן תושג מטרה אחרת (אולי אפילו בתחום אחר).
   לדוגמא: ייתכן שאם נשיג קודם את המטרה : "לרזות 2 קילו" יהיה לנו נוח יותר עם המשימה "לקבוע פגישה אצל יועץ/ת תדמית וסטיילינג". זה לא הכרחי, אבל המוטיבציה טובה יותר.
   
3. יש להגדיר משימה ריאלית , הגיונית וברת ביצוע במציאות.
   לדוגמא: אם הגדרתם משימה "לקנות מכשיר כושר" ואין לכם את הכסף הדרוש, או את המקום בביתכם להציב את מכשיר הכושר – זוהי לא משימה ריאלית מבחינתכם בשלב זה.
   נסו להחליף את המשימה למשימה ריאלית יותר , שתתן את אותן תוצאות לדוגמא: "להשאיל את מכשיר הכושר של אחותי", "להרשם לחדר כושר" או הגדירו משימות שיאפשרו לכם לבצע את המשימה לדוגמא  "לפנות מקום במרפסת למכשיר כושר" , "לחסוך 200 ש"ח בחודש למטרת רכישת מכשיר כושר".
   
4. חשוב להגדיר משימות קטנות ופשוטות.
   משימות גדולות או מורכבות מדי גורמות לבלבול, לשיתוק ולתחושת חוסר אונים וחוסר יכולת להתמודד. התוצאה היא בדרך כלל הדחקה או דחיית המשימה. לכן יש להפוך את המשימה הגדולה למטרת על או מטרת משנה, ולאחר מכן לפרק ולפרט אותה למשימות קטנות ופשוטות יותר. לדוגמא "כתיבת ספר הזכרונות שלי" תהפוך ממשימה למטרה והמשימות יהיו:
   "לכתוב ראשי פרקים לספר הזכרונות שלי"
   "למיין תמונות לספר הזכרונות שלי" – אם יש לכם תמונות רבות במקומות רבים בבית,  משימה זו עלולה להיות גדולה ומאיימת, לכן יש לפרק גם אותה למשימות קטנות: "להוציא מהמחסן ארגז תמונות אחד ולמיין" , "לבחור תמונות לספר הזכרונות מהאלבום הכחול".
   
5. יש לוודא כי המשימה אכן משרתת את מטרת העל ו/או המטרה התומכת אליהן היא שייכת.
   
6. יש לוודא כי ביצוע המשימה תלוי רק בי.
   ייתכן שביצוע המשימה מותנה בהסכמתם או בשיתוף הפעולה של אנשים אחרים.
   לדוגמא, המשימה : "למיין ולהעביר ספרים לתרומה". ייתכן שאתם חייבים להתיעץ עם בן הזוג, השותף או בני משפחה נוספים. במקרה כזה יש להגדיר את המשימה "לקבוע עם רונן והילדים יום למיון ספרים".
   
7. לעולם אין להגדיר משימה שנוגדת את הערכים שלי.
   לכל אחד מאיתנו יש ערכים בהם אנו מאמינים, אם נפעל נגד ערכים אלה נחוש תמיד בקושי ובהתנגדות פנימית. פתרון או דרך פעולה המתאימה לאדם אחד אינה מתאימה לאדם אחר, ולכן חשוב שנלמד להכיר את הערכים שלנו ונקפיד להגדיר את המטרות והמשימות שלנו באופן שיהלום את הערכים בהם אנו מאמינים.
   לדוגמא: אין טעם להגדיר משימה "לכתוב מכתבי המלצה מפוברקים" , כאשר "אמת" או "כנות" הינם ערכים חשובים עבורנו.
   
8. יש לבדוק שהמשימה אינה מתנגשת עם משימות / מטרות אחרות שהגדרתי.
   התנגשות או ניגודי אינטרסים בין מטרות ומשימות יכולות להתרחש מכמה סיבות.
   ראשית, משאבי האנרגיה, הזמן והכסף שלנו מוגבלים, ולכן לא נוכל לדוגמא להרשם (כסף) ולהיות אפקטיביים בלימודים (אנרגיה וזמן) של קורסים רבים בשנה אחת.
   מטרת התפתחות ולימודים יכולה להתנגש עם מטרה של הגדלת פרנסה, אם הדרך שלנו להתפרנס היא להשקיע שעות רבות יותר בעבודה.
   בנוסף, כפי שהוסבר בסעיף 7 – ייתכן שמטרות ומשימות שונות מייצגות ערכים מנוגדים לדוגמא: אם הגדרתי שהמטרה שלי בשנה הקרובה היא לבלות כל יום 5 שעות איכות עם הילדים שלי ובמקביל הגדרתי שאני רוצה להשקיע שעות רבות יותר בעבודה, במטרה להתקדם בתפקיד – ייתכן שתיווצר התנגשות.
   מה הפתרון? יש לבחון את המטרות המתנגשות, לעשות סדר עדיפויות, לחפש פשרות ולהגדיר מטרות אפשריות לביצוע במקביל, או לדחות את המטרות והמשימות הנמצאות בסדר עדיפות נמוך יותר.
   

חזרה

גירסה להדפסה

שלח לחבר